23.05.2020

Zeitmanagement - Freund oder Feind?

Wie du wirklich das Meiste aus deinem Arbeitstag machst

[4 Minuten Lesezeit]

„Ich muss mich endlich besser strukturieren“, „Mensch, ich habe heute schon wieder nichts geschafft“, „Nun aber! Oh guck mal – da fliegt ein Staubkorn…“

Solche Tage kennt jeder. Der Stapel der unliebsamen Aufgaben wächst ins Unermessliche, gefühlt ist die ToDo-Liste immer länger statt kürzer geworden und irgendwie weiß man nicht mehr, wo man überhaupt anfangen soll. Wenn dann das Stichwort „Zeitmanagement“ ins Spiel kommt, werden die Augen gerollt und der innere Schweinehund beginnt zu knurren. Schluss damit! Wir machen aus dem Feind deinen Freund und zeigen dir 3 Methoden, mit denen du wirklich weiterkommst. Kein Blabla, sondern solide Ratschläge. Let’s go!

Zum Einstieg ein Klassiker: die SMART-Methode.
Kurz erklärt sagt sie folgendes: Setze dir spezifisch ausformulierte Ziele, deren Erfolg du messen kannst. Stelle die Ziele für dich attraktiv und realistisch dar, damit du nicht schon zu Beginn den Biss verlierst UND terminiere Meilensteine und das schlussendliche Ziel. Leichter gesagt als getan, oder? Mal gucken, was die anderen Methoden so hergeben…

Das Eisenhower-Prinzip.
Bei Eisenhower geht es um die Korrelation von Wichtigkeit und Dringlichkeit. Du verschaffst dir zunächst einen Überblick über deine ToDo’s und ordnest sie dann wie folgt ein:
» Wichtig, aber nicht dringlich: Setze dir eine Deadline und erledige die Aufgabe selbst
» Nicht wichtig, aber dringlich: wenn möglich, delegiere die Aufgabe. Alternativ kannst du sie direkt zu Beginn deines Arbeitstages erledigen. So hast du den unbeliebten Task vom Tisch.
» Wichtig und dringlich: Keine Frage. Ran an den Speck!
» Nicht wichtig und nicht dringlich: die Erledigung der Aufgabe kann noch etwas warten. Aber Achtung! Im Laufe der Zeit kann sich hier der Status ändern. Vergiss nicht, die Aufgaben regelmäßig neu zu bewerten!

Aber wie plane ich denn nun meinen Tag? Was wirklich helfen kann: benutze die ALPEN-Methode! Hier gibt’s endlich mal „Butter bei die Fische“ und mit den zuvor genannten Methoden im Hinterkopf kann hier super priorisiert und strukturiert werden.
A: Schreib deine Aufgaben, Termine und ToDo’s ungeordnet auf (Sollte machbar sein, oder?)
L: Schätze die Länge für jede Aufgabe ein. Dabei zählt die Zeit, die du wirklich zur Bearbeitung der Aufgabe glaubst zu benötigen, DENN
P: Das Zauberwort heißt „Pufferzeiten“! 40% deines Arbeitstages solltest du für kleine Pausen, spontane Meetings und den „ganz normalen Wahnsinn“ freihalten.
E: Decisions, decisions – es müssen Entscheidungen getroffen werden. Priorisiere deine ToDo’s die du in Schritt 1 und 2 gesammelt und zeitlich eingeschätzt hast.
N: Nachkontrolle. Schau am Ende des Tages, ob du auf dem richtigen Dampfer bist. Hast du die Länge der Aufgaben korrekt eingeschätzt? Haben die Pufferzeiten gereicht? Nimm die Erfahrungswerte mit und optimiere dich so Step by Step immer mehr.

So. Natürlich sind solche Methoden niemals in Stein gemeißelt. Das Geheimnis ist es, sich mit verschiedenen Techniken vertraut zu machen und auf sich selbst abzustimmen. Machen wir uns nichts vor – natürlich wirst du nicht jeden Morgen brav mit dem Rotstift im Büro sitzen und minutiös deinen Tag durchplanen. Aber wenn du dieses Bewusstsein erst einmal in deinen Alltag integriert hast, wirst du merken, wie du automatisch Aufgaben bewertest und sie gedanklich schon auf den richtigen Stapel packst – dann liegt es an dir, diese peu à peu abzuarbeiten.